選び方・活用方法
メールアーカイブサービスの選び方や
効果的な活用方法をご紹介します。
アーカイブの必要性を知る
クラウドメールの普及により利便性は向上する一方で、企業にはこれまで以上に厳格な情報管理が求められています。
メールアーカイブは、単なるデータ保存ではなく、コンプライアンスや内部統制を支える重要な仕組みです。
メールアーカイブとは？
メールアーカイブとは、企業で送受信されるメールを自動的に保存し、証跡として保管・管理する仕組みです。保存されたメールは、一般的に削除や改ざんができない形式で保持されるため、情報資産としての信頼性を担保することができます。
なぜ、メールアーカイブが必要なのか？
クラウドメールの普及により、時間や場所を問わず柔軟にメールを利用できるようになりました。一方で、メールは企業活動における重要な証拠となる情報資産であり、誤削除や改ざん、情報漏えいといったリスクへの対策が求められています。
また、内部統制やJ-SOX法への対応、監査対応においても、過去のメールを正確に保管し、必要なときに迅速に提示できる環境が不可欠です。
そのため、メールアーカイブは単なるバックアップではなく、企業のリスク管理を支える重要な仕組みとなっています。
長期的に安心して運用できるサービスを選ぶために
メールアーカイブサービスを選ぶ際のポイント
「検索性」必要なメールを
すぐに見つけられるか
大量のメールの中から、必要な情報を迅速に見つけ出せることが重要です。送受信アドレスや件名だけでなく、本文や添付ファイルの内容まで検索できるかなど、検索機能の精度と柔軟性を確認する必要があります。
「保存性」
確実に残せるか
送受信メールがリアルタイムで自動保存され、改ざんできない形で管理されるかを確認することが重要です。
また、退職者のメールデータも削除されずに継続して保管できる仕組みかどうかも、運用やコストに影響する重要なポイントです。
「セキュリティ」
適切な権限管理ができるか
メールには機密情報が含まれるため、誰でも自由に閲覧できる状態では不十分です。検索権限の設定やアクセス制御、操作ログの管理など、内部統制に対応したセキュリティ機能が求められます。
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使い方を知る
Active! vault
SSは、既存のメール環境と連携するだけで導入でき、特別な操作をすることなくアーカイブが開始されます。
日々の業務の中で自然にメールが保存され、必要なときに検索・活用できるシンプルな運用が特長です。
段階的わかりやすくご説明
導入から運用までの流れ
◉Active! vault SSへ送受信メールの二重配送設定を追加
◉各プランのデータ保存スケジュール
◉メディア送付のスケジュール
*1年保存プランのみの限定サービスです。3/5年保存プランでは付帯しません。
＜アクセスコントロール＞
- アーカイブしたメールの検索ができる検索ユーザーを３人まで作成することができます。
- 検索ユーザーごとにIPアドレス、検索対象ドメインやアドレス、期間・曜日・時間帯などのアクセスコントロールを設定できます。
＜操作履歴機能＞
- システム管理者は、すべてのユーザーのActive! vault SSへのログイン履歴・システム操作履歴・検索履歴を参照することができます。
検索ユーザ設定画面
ログイン履歴画面
システム操作履歴・検索履歴画面
◉監査やコンプライアンス対応にも対応できる、安定したメール管理運用を実現します。
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比較して選ぶ
メールアーカイブサービスは一見すると似た機能を持っているように見えますが、実際には運用方法や証跡管理、セキュリティ面で大きな違いがあります。
自社にとって最適なサービスを選ぶためには、機能だけでなく、長期運用や監査対応まで見据えて比較することが重要です。
他社のサービスとの違いをわかりやすく
メールアーカイブサービスの比較ポイントを一目で
一般的なクラウド標準機能では、メールの保存や検索は可能であるものの、権限管理の細かさや操作ログの取得、
退職者データの保持、物理メディアでの長期保管といった観点では制約があることが分かります。
そのため、単なるメール保管だけでなく、監査対応や内部統制、長期的なデータ管理を前提とした運用には不十分なケースがあります。
Active! vault SSは、これらの差分を補完することで、
証跡として信頼できるメール管理と、長期・安全に運用できるアーカイブ環境の構築を実現します。
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運用方法を知る
Active! vault
SSは、日々の運用に特別な作業を必要とせず、自動的にメールを保存しながら、必要なときに簡単に検索・確認できる仕組みを提供します。
シンプルな運用でありながら、監査対応やコンプライアンスにも対応できる、継続性の高いメール管理環境を実現します。
どのような場面で活用できるのか、具体的な利用シーンをご紹介
活用シーンから見るメールアーカイブの利用方法
まずは情報収集したい方
知りたいことに合わせた資料を
ご用意しています。
とりあえず話を聞いてみたい方
不明点や不安な点について
ご相談いただけます。
実際の運用を試してみたい方
トライアル環境にて実際の画面や
運用方法をお試しいただけます。
